PENGATURAN LABEL, KATEGORI DAN FILTER PADA EMAIL GMAIL

Pernahkah anda kehilangan kesempatan memperoleh dorprize, undian, trip, atau undangan penting lainnya yang dikirim menggunakan email karena masuk SPAM, tergulung dengan email sosial media dan email-email tidak penting lainnya? Atau mungkin anda ingin mencari cara bagaimana agar email-email yang tidak penting langsung masuk arsip bahkan langsung di delete?

Nah, pada kesempatan kali ini, saya akan berbagi pengalaman bagaimana cara mengaktifkan kategori, meberi label dan membuat filter untuk email-email yang masuk, sehingga pada kotak masuk hanya akan berisi email-email penting dan atau paling tidak menghindari email penting tidak terbaca karena terguluing dengan dengan email-email lainnya.

Meangaktifkan Kategori

Langkah pertama yang dapat anda lakukan adalah dengan mengaktifkan fitur "Kategori". fitur ini berfungsi untuk memilah email-email masuk berdasarkan 5 kategori yakni :

1. Primary/Utama,
2. Social/Sosial,
3. Promotions/Promosi
4. Updates/Update
5. Forums/Forum

Secara default (standar), semua email akan menjadi satu di kategori Primary/Utama, sehingga bisa terbayang akan banyak sekali email pada kategori ini yang akan berakibat email-email penting yang baru masuk tergulung/tertutup dengan email-email sosial media anda yang mungkin mencpai puluhan dalam sehari atau lebih.

Untuk mengaktifkan kategeri tersebut lakukan langkah-langkah berikut ini :

• klik icon Setting atau Setelan yang bergambar Roda Gear, lalu klik See all setting atau Lihat semua pengaturan

• selanjutnya klik tab Inbox atau Kotak Masuk, lalu beri tanda ceklist sesuai pada gambar dibawah (Social,Promotions,Updates,Forums) serta Include Start In Primary.

• Lalu, akhiri dengan menekan tombol Save Changes untuk menyimpan pengaturan/setelan.

Memberi Label Email

Langkah kedua dalam pengelolaan email adalah pemberian LABEL pada setiap email yang masuk. Berbeda dengan Kategori, Label hanyalah "penanda" sebuah email, sehingga tatkala Label diubah atau dihapus tidak akan berdampak apapun pada email yang diberi label tersebut. sebuah Email, dapat memiliki lebih dari satu Label/Penanda.

Untuk membuat dan memberi Label pada email lakukan langkah berikut ini:

• Pilih email yang akan diberi Label (nomor 1), lalu pilih icon Label (nomor 2)

• Pilih dengan cara ceklist Label yang sesuai (boleh lebih dari 1 label (nomor 4) )

• Atau anda dapat membuat Label baru dengan klik tombol Buat Baru (nomor 3)

Dengan demikian anda akan lebih mudah dalam mencari email-email anda jika sudah dikelompokkan berdasarkan Label, ini dilakukan jika inbox/kotak masuk anda sangat banyak dan "kategori" masih terlalu banyak dalam pengelompokannya.

Membuat Filter Email Otomatis

Langkah ketiga dalam pengelolaan email adalah membuat Filter terhadap semua email yang masuk, sehingga email-email yang masuk akan secara otomatis diberikan Label, diberi kategori, atau langsung di HAPUS dan perlakuan lainnya pada email berdasarkan kriteria tertentu.

Untuk dapat membuat Filter, maka masuk ke Setelan/Setting dengan mengklik icon Roda Gear, lalu klik tab Filter dan Alamat yang Diblokir (nomor 1), selanjutnya ikuti langkah seperti tampak pada gambar berikut.

Untuk mengedit Filter sebelumnya yang sudah dibuat, tinggal klik tombol Edit (nomor 2), yang terletak disamping kanan Filter yang dibuat.

Untuk membuat Filter baru, klik tombol Buat filter baru (nomor 3)

Pada gambar diatas, tampak contoh pembuatan Filter berdasarkan Email pengirim (DARI), sehingga semua email yang datang dari atau pengirimnya fr.rachim@gmail.com akan diperlakukan sesuai dengan pengaturan seperti tampak pada gambar berikut ini. Anda dapat menambahkan lebih dari satu kriteria, misalnya Dari "fr.rachim@gmail.com" dan pada email mengandung kata-kata "Undangan".

Selanjutnya, ketika email masauk sesuai dengan kriteria pada Filter, maka email tersebut akan diperlakukan sesuai dengan ceklist yang ada, misalnya:

• Langkahi kotak masuk (arsipkan) : jika diceklist, maka semua email yg berasal dari fr.rachim@gmail.com akan langsung diarsipkan (tidak tampak pada kotak masuk disemua kategori)

• Tandai sebagai sudah dibaca : email akan langsung abu-abu tanda sudah terbaca (subyek tidak hitam lagi)
• Bintangi : untuk otomatis diberikan Bintang (Prioritas dan Penting) pada email tersebut.
• Gunakan Label ini : Pilih label... : Untuk memberi label otomatis pada email masuk
• dst...

Sehingga pada Kotak Masuk Utama (Primary) hanya ada email-email penting dan tidak bercampur dengan email-email dari sosial media, forum atau dari email-email kategori "SAMPAH" lainnya. Dan akhirnya email-email penting anda akan dapat difollowup dengan cepat.